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Papierdokumente sind im beruflichen und privaten Bereich nach wie vor weit verbreitet. Um sie sicher, staubfrei und geschützt vor neugierigen Blicken aufzubewahren und zu transportieren, bieten sich Dokumentenmappen an. Dank ausgeklügelter Einteilungen, Befestigungsmechanismen für lose Blätter und einem kompakten Design helfen sie dabei, Ordnung zu halten. Bonus: Sie genießen einen einfachen Zugriff auf wichtige Schriftstücke und dürfen sich nicht zuletzt – je nach Ausführung – über schicke Designs und hochwertige Materialien freuen.
Wozu dienen Dokumentenmappen?
Von Schulungsunterlagen über Verträge bis zu persönlichen Papieren wie Geburtsurkunden oder Ausweise: In einer Dokumentenmappe bewahren Sie Unterlagen aller Art auf. Zwischen den Leder-, Papier- oder Kunststoffdeckeln schützen Sie sie vor Beschädigungen. Zudem haben Sie so sämtliche wichtige Schriftstücke an einem zentralen Ort versammelt.
Je nach Art der Dokumentenmappe fungieren sie nicht nur zur Sicherung von Unterlagen, deren Wiederbeschaffung einen hohen Aufwand bedeutet: Einfache Modelle aus Pappe oder Kunststoff sind etwa auch für den Versand von Bewerbungsunterlagen nützlich. Im Büro oder Home-Office sorgen sie für Ordnung: Sie sortieren Papier einfach thematisch in jeweils unterschiedliche Dokumentenmappen. Tipp: Mit Beschriftungsmöglichkeiten auf der Vorderseite oder an der Bindung vereinfachen Sie das Wiederfinden.
Welche Varianten gibt es?
Dokumentenmappen unterscheiden sich hinsichtlich verschiedener Eigenschaften. Diese betreffen insbesondere das verwendete Material, aber auch die optimalen Einsatzmöglichkeiten.
Dokumentenmappen mit einfacher Einteilung eignen sich besonders gut für den Transport und die Lagerung von Broschüren oder zusammengehefteten Blättern. Auch Einzelseiten sind darin gut aufgehoben.
Ausführungen mit mehreren Fächern erlauben die Deponierung von unterschiedlichen Belegen, Verträgen und mehr. Die Aufteilung erleichtert die Sortierung und die Mappen bieten jede Menge Platz.
Darüber hinaus unterscheiden sich die Einsatzoptionen:
- Dokumentenmappen aus Leder oder Textil mit Tragegriff oder -riemen zum Umhängen nutzen Sie als Alternative zu Ihrer Businesstasche. Im Innenraum ist viel Platz, außer für Ihre Unterlagen auch für elektronische Geräte wie Tablet und Smartphone. Vordertaschen maximieren den verfügbaren Stauraum.
- Basic-Versionen aus Kunststoff oder Pappe verfügen meist über ein Gummiband, einen Knopf- oder einen Klettverschluss, der den Inhalt sichert. Dank des dünnen Designs nehmen Sie diese Dokumentenmappen einfach in Ihrer Aktentasche oder Ihrem Messenger Bag mit.
- Eine simple Variante sind Klarsicht-Prospekthüllen. Mehrheitlich sind sie mit Lochrändern versehen, sodass Sie sie komfortabel abheften. Einige weisen auch Vorrichtungen zur Lagerung in Hängeregistraturen auf. Das Material schützt Papiere vor Feuchtigkeit und Malheure wie Kaffeeflecken.
Auf welche Ausstattungsmerkmale sollte ich achten?
Suchen Sie nach Dokumentenmappen für Job-Broschüren, Flyer oder Prospekte – oder sollen sensible, geheime Unterlagen vor Langfingern und neugierigen Blicken bewahrt werden? Abhängig von dem vorgesehenen Einsatzzweck sollten die Taschen einige Anforderungen erfüllen. Im Handel finden Sie Dokumentenmappen mit diesen Eigenschaften:
Dokumentenmappen aus Leder lassen sich vielfach variabel tragen, wahlweise mit Umhängeriemen über der Schulter oder in der Hand mit einem – mitunter abnehmbaren – Griff.- Schlösser mit Schlüssel oder als Zahlenvariante verhindern unbefugten Zugriff auf vertrauliche Daten.
- Integrierte Ringbuch-Mechanismen vereinfachen die Sortierung Ihrer Papiere. Tipp: Verwenden Sie farbige Trenneinsätze, um Schriftstücke thematisch einzuordnen und einfach wiederzufinden.
- Klemm-Mechanismen sind eine Alternative zum Ringbuch. Sie bieten sich in Dokumentenmappen für Einzelblattsammlungen an und sind praktisch für Präsentationen und um auf Blankopapier bequem Notizen zu vermerken.
- Zusätzliche kleine Fächer schaffen Raum für Geld- oder Visitenkarten – für die eigenen oder für die von Kunden, Partnern oder Lieferanten.
- Umlaufende Reißverschlüsse vergrößern bei Bedarf das Volumen.
Stichwort Volumen: Es ist ratsam, Dokumentenmappen mit mehr Platz anzuschaffen als geplant. So profitieren Sie von einem Puffer, falls Sie wider Erwarten doch mehr Papiere darin aufbewahren möchten. Zudem schützen Sie die Nähte beziehungsweise Schweißnähte und verlängern die Lebensdauer der Büro-Accessoires.
Gut zu wissen: Dokumentenmappen gibt es nicht nur im DIN-A4-Format. Für Plakate, Bauzeichnungen oder andere Blätter in größeren Formaten stehen außerdem spezielle Varianten in DIN-A3 und größer zur Verfügung. In den meisten Fällen handelt es sich hierbei um Ausführungen aus Kunststoff, Pappe oder Textilien.
Materialien im Fokus – von Kunststoff bis Echtleder
Einfache Dokumentenmappen aus Kunststoff sind als temporäre Lagerung beliebt. Solche Leder begleiten Sie über viele Jahre, auch unterwegs. Welche Eigenschaften sind typisch für die verschiedenen Materialien?
- Leder punktet durch eine robuste Qualität und Verschleißfreiheit. Zwar bilden sich mit der Zeit Gebrauchsspuren – Patina genannt –, sie machen die Oberfläche jedoch noch attraktiver. Dokumentenmappen aus Echtleder sind sowohl als klassische Reißverschlusstasche für Einzelblätter als auch in Form einer Taschen-Alternative mit Griff und/oder Trageriemen verfügbar.
- Ähnliches gilt für Dokumentenmappen aus Textilien. Filz ist für den mobilen Office-Stauraum besonders beliebt. Er entsteht aus hochwertigen Polyesterfasern oder Schurwolle, die durch mechanische Bearbeitung, Walken genannt, die typische feste und zugleich weiche Struktur erhält. Sie ist in gewissem Maße wasser- und schmutzabweisend.
- Kunststoff ist feuchtigkeitsresistent, trocknet sehr schnell und hält praktisch ewig. Dokumentenmappen aus transparentem Kunststoff erlauben Einblick in den Inhalt; farbige Versionen sind hilfreich, um verschiedene Dokumententypen eindeutig zuzuordnen.
- Papier und Pappe bietet sich aufgrund der kürzeren Haltbarkeit und Empfindlichkeit gegenüber Feuchtigkeit vor allem für die temporäre Verwahrung an. Die Werkstoffe sind dafür sehr leicht und im Vergleich günstig.
Tipp: Papier-Dokumentenmappen lassen sich mit einer Beschichtung haltbarer und wasserfester machen. So profitieren Sie von typischen Eigenschaften wie dem geringen Gewicht, dürfen sich zugleich aber über eine längere Lebensdauer und optimalen Schutz für Ihre Unterlagen freuen.